5 главных секретов управления временем

Каждый, кто пытался сделать тайм-менеджмент частью своей жизни и терпел неудачу в этом деле, думает, что есть какие-то секреты, известные исключительно экспертам по управлению временем и авторам книг по тайм-менеджменту. Однако, это не совсем так. Эти секреты — все те же методики, о которых мы уже говорили, но которые очень многие избегают или считают ненужными и малоэффективными. Повторим 5 действенных методик тайм-менеджмента, о которых не стоит забывать:

1. Сначала самое сложное

У вас есть вещи, которые нужно сделать в первую очередь? Просто выполните их и перестаньте об этом думать. Чаще всего такие дела хочется отложить в самый долгий ящик, однако они напоминают о себе, становятся причиной переживаний и прочее. Как только такое дело будет сделано, вы не только почувствуете облегчение, но и поверите в свои силы, получите мощный толчок для более интенсивной работы на весь оставшийся день. Это вдохновляет!

2. Составьте расписание

Без графика было бы трудно эффективно управлять своим временем. Целое направление в тайм-менеджменте — Getting Things Done — построено на ведении списка дел, расписания или календаря. Составьте расписание, в котором будут указаны все встречи, приемы пищи, спорт, отдых, сон и т.д.. Вы должны реально понимать насколько загружены, вполне возможно вы взваливаете на себя слишком много, поэтому и не успеваете со всем справиться. Помимо режима дня, в расписание можно включить список дел с указанием примерного количестве времени, которое понадобится на выполнение той или иной задачи. Занеся ваше расписание на какой-либо носитель, вы будете в курсе всех ваших дел и не будете тратить время, вспоминая не забыли ли вы что-нибудь.

3. Избегайте “ловушки времени”

Ловушки времени расставлены повсюду: кофе в начале дня и беседы с коллегами может затянуться на полчаса, проверка сообщений в социальных сетях затянут еще на полчаса беседы, поиск “настроя на работу” и вовсе отдельная тема. Чтобы избегать похитителей времени, их нужно знать. К ловушкам времени можно отнести:

• Излишняя коммуникабельность,
• Медленное включение в работу,
• Личные разговоры,
• Эффект откладывания,
• Спешка,
• Телевизор, интернет,
• Мелочный или недостаточный контроль за выполнением дел.

Одно небольшое уведомление чата (даже для решения рабочих вопросов) может превратиться в часовую беседу. Это непозволительная трата времени. Во время работы старайтесь избегать ловушек времени: проверяйте соцсети во время перерыва, на вопросы в чатах отвечайте понятно и по существу, пресекайте долгие разговоры и не позволяйте себе расслабляться.

4. Говорите «Нет»

Не старайтесь убежать за всеми зайцами разом. Если вы понимаете, что уже и так много взяли на себя обязанностей, научитесь говорить «Нет», хотя бы время от времени. Вам нужно подумать, можете ли вы взять на себя всю работу, которая вам дана. Да, согласившись взять на себя больше работы, это может положительным образом сказаться на вашей репутации и карьере в результате.Однако, если вы снижаете качество своей работы, для того чтобы взять на себя больше работы, тогда результат расстроит не только вас, но и ваших коллег и руководство.

5. Однозадачность

Некоторые люди прекрасно справляются с многозадачностью, но некоторые — нет. Если вы один из тех людей, которым тяжело контролировать поток вопросов, срочных задач и телефонных звонков, вам следует остановиться и научиться определять все свое время в одном направлении, чтобы вы могли быстрее выполнять задачи. Адептами фокусирования являются такие выдающиеся бизнесмены как Уорен Баффет и Билл Гейтс. Лучшая книга на эту тему — “Однозадачность” от автора Деворы Зак, которая, кажется, умеет делать все на свете. Книгу высоко оценил ведущий мировой эксперт по тайм-менеджменту Брайн Трейси, сказав, что это “самая важная книга о тайм-менеджменте и личном развитии, которую вы прочитаете”.