Делегирование — ключ к высокой производительности руководителя. Менеджер, руководитель группы или предприниматель должен знать, что делегирование является самым важным фактором в управлении собственной рабочей нагрузкой.
Что такое делегирование?
Делегирование — это передача полномочий другому сотруднику, поручение конкретных задач или действий. Делегирование помогает мотивировать сотрудников, развивать их профессиональные навыки и экономить время.
Поднимая вопросы делегирования, многие руководители вспоминают цитату Фердинанда Порше: “Если хочешь сделать что-то хорошо, сделай это сам”, однако необходимо понимать, что работа руководителя заключается в решении масштабных, стратегических задач, оказывающие влияние на будущее компании. Передача рутинных дел подчиненным в данном случае поможет освободить время для более важной работы, а не станет свидетельством непрофессионализма.
Делегирование необходимо, когда…
- Задача больше не является приоритетной. Возможно ранее, эта задача была обязательна для выполнения исключительно руководителем, но с изменением условий работы, расширением обязанностей и под воздействием других обстоятельств появилась необходимость передать ее выполнение подчиненному. Приоритетность задач можно определить при помощи
матрицы Эйзенхауэра.
- Необходимо помочь сотрудникам профессионально развиваться. Конечно, может быть проще выполнить задачу самостоятельно, а не развивать навыки сотрудников. Но это просто расширяет рабочую нагрузку руководителя и оставляет работников в рамках их обязанностей.
- У руководителя слишком много задач. Эта одна из самых распространенных причин делегирования. Руководитель передает часть своих полномочий, чтобы выделить время для решения более приоритетных вопросов.
Четыре шага для эффективного делегирования
Делегирование не всегда проходит легко, а процесс невозможно разбить на четкие этапы. Возможно, на практике руководителю придется иногда менять процесс делегирования и постоянно его совершенствовать. Тем не менее можно выделить 4 шага для эффективного делегирования.
Шаг №1 Что делегировать?
Есть много дел, которые идеально подходят для делегирования, а другие же необходимо выполнять самостоятельно. Рассматривая задачу или полномочие для делегирования, для начала необходимо ответить на следующие вопросы.
- Эту задачу необходимо выполнить самому?
- Есть ли кто-то в команде с необходимым опытом для выполнения этой задачи?
- Это задача, которая будет повторяться в будущем?
- Поможет ли выполнение этой задачи развить профессиональные навыки подчиненного?
Эти вопросы помогут определиться с необходимостью передачи полномочий другому сотруднику. Отсюда следует следующий шаг — выбор сотрудника для поручения задач.
Шаг №2 Кому делегировать?
Не все задачи или поручения одинаковы. Некоторые могут быть сделаны кем угодно, а для выполнения других необходимо обладать конкретными навыками и знаниями. На данном этапе задача руководителя найти правильных людей для правильных задач. Для этого необходимо понимать уровень навыков сотрудников, их мотивацию и их надежность.
Как уже говорилось ранее, делегируя, руководитель поощряет свою команду, расширяет профессиональные возможности сотрудника и повышает уровень доверия к себе. Также руководитель должен учитывать текущую рабочую нагрузку и уметь перестраивать собственную рабочую нагрузку или обязанности.
Шаг №3 Предоставить инструкции и контролировать процесс
Когда руководитель делегирует задачу, он должен четко определить результат работы. Сотрудники, получившие новые задания, в свою очередь, должны понимать, как будет оцениваться их эффективность, насколько это задача приоритетная, дата сдачи работы и т.д. Прояснение этих моментов заранее уменьшит риск ошибок.
Лучше всего прописывать все нюансы, связанные с выполнением поручения, в письменной форме, чтобы и руководитель, и сотрудник могли ссылаться на документ при возникновении разногласий или необходимости уточнить детали. Если есть особые предпочтения в отношении того, как должна выполняться работа, эта информация должна быть озвучена. Однако, лучше не детализировать задачу слишком подробно, а дать сотруднику возможность использовать свои собственные методы и процессы.
Когда задачи выполняются хорошо, сотрудник будет рад получить некое поощрение. Независимо от того, является ли оно публичным или индивидуальным.
Помимо прочего руководитель должен понимать, что при делегировании часто снижается качество выполненной работы. Несмотря на то, что это вполне естественное явление, многие руководители именно по этой причине предпочитают отказаться от передачи полномочий другому лицу. И хотя опасения могу быть вполне оправданы, делегирование покажет, какое обучение необходимо пройти сотрудникам и насколько эффективно руководитель контролирует работу подчиненных.
Шаг №4 Подведение результатов
Делегирование для руководителя — это просто передача части своих задач на другого сотрудника, но и умение организовать свое рабочее время с учетом необходимых для делегирования процессов: составление инструкции по задаче. ответы на вопросы сотрудника, контроль процесс выполнения работы и, конечно, проверка результата. Для завершающего этапа необходимо выделить достаточное количество времени и проверить работу сотрудника полностью.
Обратная связь необходима как для сотрудника, так и для руководителя. Сотрудник получает реакцию на свою работу, руководитель — доверие со стороны команды. Не менее важно, при возникновении ошибок выявить их причины и дать конструктивную критику.
Ошибки при делегировании
Неоправданные ожидания от выполненной работы могут быть связаны не с отсутствием компетентности сотрудника, выполнявшего задание, а с ошибками руководителя при делегировании задач. Зная наиболее распространенные ошибки, которые совершают руководители, можно на ранних стадиях работы избежать их.
- Делегирование тех задач, которые необходимо выполнить самостоятельно. то могут быть задачи, связанные со стратегией развития компании, распределение бюджета, срочные и важные дела, задачи с высоким уровнем риска.
- Неправильный выбор исполнителя.
- Отсутствие инструкций к задаче.
- Не определена цель выполнения задачи и ее приоритет.
- Отсутствие дедлайнов.
Каждая из этих ошибок может привести к снижению качества выполнения работы, недопониманию между руководителем и подчиненным и не эффективному делегированию.
Написать комментарий: