Возможен ли экстремальный тайм-менеджмент?

Эффективное распределение времени – это залог успеха. Нередки случаи, когда нехватка времени для решения профессиональных вопросов влияет на качество жизни, личные отношения и психологическое здоровье. В таком случае тайм-менеджмент необходим. В последние время количество схем организации работы и времени достигли такого разнообразия, что на их изучение нужно будет выделить время, а книги по тайм-менеджменту занимают в книжном магазине далеко не один стеллаж.

Что такое экстремальный тайм-менеджмент?

Основы классического тайм-менеджмента были сформулированы в 60-70 годах прошлого века, однако темп современный жизни требует более жесткого и ритмичного подхода в организации времени, чем раньше. Суть экстремального тайм-менеджмента в основном заключается в том, что планированию подвергается не только рабочее время, а все время (работа, отдых, спорт, сон и т.д.).

Гуру сверхзанятых топ-менеджеров – Том Кокс определил основные правила экстремального тайм-менеджмента:

1. Поставьте цель и поймите, зачем вам менять свои временные привычки. Без мотивации будет сложно изменить привычный ход событий, поэтому четко определенные цели, помогут не только эффективнее организовать время, но и воплотить в реальность давние мечты.
2. Следите за временем. Несколько дней подряд отмечайте сколько времени у вас уходит на прием пищи, сколько на совещания, звонки и ответы на электронные письма. Так вы сможете увидеть, на что у вас уходит больше всего времени и какие процессы необходимо оптимизировать.
3. Ответьте на следующие 4 вопроса:

• Каковы мои жизненные приоритеты?
• От каких целей и задач стоит отказаться?
• Какие из приоритетных задач можно делегировать, а какие лучше выполнить самостоятельно?
• Какие изменения в мире могут повлиять на ваши приоритеты и сколько времени могут эти изменения занять

Помочь ответить на некоторые из этих вопросов может схема, или как ее называют в книге “Экстремальный тайм-менеджмент” Николай Мрочковский и Алексей Толкачев, “колесо жизни”.

Наша жизнь разделена на 8 секторов, каждый из них пронумерован от 0 до 10. Нарисуйте на листе бумаге такой же круг и оцените свою жизнь по каждому пункту. Затем соедините точки между собой. Если фигура, которая у вас получилась сложно назвать кругом – вам есть над чем работать.

4. Делегируйте рутинные, малоценные задачи. Чаще всего они “съедают” много времени, а решить их с легкостью сможет ваш подчиненный.
5. Исключите прерывания. Для того чтобы включиться в какой-то процесс, человеку необходимо 5-15 минут для достижения высокого уровня концентрации. Каждый раз когда, происходит переключение на другую задачу процесс повторяется – снова необходимы 5-15 минут для достижения того же уровня концентрации. Поэтому многозадачность – это пожиратель времени, а не его спаситель.
6. Выделите время на разработку стратегии. Раз в неделю подводите промежуточные итоги: Как прошла неделя? Какие цели достигнуты? Что необходимо сделать на следующей неделе и т.д.
7. Уважайте свое время. Если вы не будете это делать, то окружающее тем более.

Жизнь по жесткому тайм-менеджменту

Эти правила кажутся довольно обычными и подходящими для абсолютно любой схемы тайм-менеджмента. Однако само распределение времени довольно жесткий процесс. Итак, для того чтобы начать жить в ритме экстремального тайм-менеджмента, необходимо учитывать следующее:

1. Каждый вечер составляйте подробный план на следующий день – планирование абсолютно всего: сон, завтрак, сборы, дорога до работы, пробки, утренний кофе в офисе, просмотр электронной почты, звонки, ответы на вопросы и т.д. Не забудьте отмечать выполненные дела.
2. Не забывайте про “лягушек”. Благодаря бизнес-тренеру Брайану Трейси именно такое названия получили самые неприятные дела которые нужно сделать, при чем как можно быстрее. Брайан Трейси даже написал несколько книг на эту тему, например, “Съешьте лягушку! 21 способ научиться успевать”
3. Съешьте “слона по частям”. Если стоящая перед вами задача непосильна, а объем работ велик, – разделите ее на мелкие части и решайте поочередно.
4. Используйте пики продуктивности. У каждого человека есть время, когда он работает наиболее эффективно, также есть время для спада активности и нет ничего хуже, чем в этот момент пытаться решить важную задачу.
5. Оставьте время для непредсказуемых ситуаций, например, пробка, также ко времени для работы над какими-то задачами, добавляйте еще 10-15% выделенного времени. Просто на всякий случай.
6. Делегируйте полномочия.
7. Убедитесь, что не тратите лишнее время на документооборот. Если все же бюрократия не прошла вашу фирму стороной, продумайте как можно оптимизировать процесс и сэкономить время.
8. Пересмотрите необходимость регулярных собраний, совещаний и встреч. Вполне возможно,что вы и ваши сотрудники могли бы более эффективно использовать это время в течение рабочего дня.
9. Не забывайте про отдых. Его тоже нужно планировать: перерывы на работе, смена видов деятельности, вечерний досуг, хороший сон – все это поможет чувствовать себя менее уставшим.<

Почему экстремальный тайм-менеджмент не работает?

Многие переоценивают свои возможности. Самый простой пример – это пытка компенсировать недостаток времени за счет сна. Это навряд и придет к чему-то кроме нарастающей усталости, раздражению и стрессу.

Накопившаяся усталость, вспыльчивость или апатия и прочие проявления стресса также не лучшим образом сказываются на планах на день. Можно, конечно, четко распределить время встреч, совещаний и работы, но иногда самое сложное - это учесть влияние собственных эмоций на работоспособность.

Также следует сказать, что жесткий тайм-менеджмент подходит не всем людям. Людей можно разделить на две группы: рационалы и иррационалы.

Рационалы любят планы и умеют им следовать. Не поддаются собственному настроению, умеют видеть глобальную цель и подцели. Быстро настраиваются на работу и спокойно относятся к рутине. Любят порядок, планируют все наперед.

Иррационалы стремятся все успеть: много целей, если не достигают одну, быстро переключаются на другую. Работоспособность зависит от настроения. Однообразность их угнетает, спонтанны и непредсказуемы. Любят порядок, но не любят его наводить. Все, что касается, управления временем и планирования, - это не про них.

Подводя итог, нельзя не заметить, что придерживаться такой системы планирования довольно непросто, так как непредвиденные обстоятельства, затянувшиеся встречи, как минимум сдвинут планы “на потом”, что может здорово испортить настроение и весь настрой. Гораздо легче придерживаться более гибких систем управления временем, чем экстремальный тайм-менеджмент.