Корпоративный тайм-менеджмент: управление рабочим временем сотрудников

Работа руководителя — это еще не работа всей компании. Руководитель может быть деятельным, целеустремленным и организованных, но все равно будут сотрудники, которым нужно подталкивать к действиям.

Ходит в тайм-менеджменте легенда о правиле “трех гвоздей”. Это правило было актуально в 70-80 годах прошлого века в бюрократических кругах и понемногу освоилось в других сферах. Гласит легенда следующее: когда приходит какое-либо задание, его нужно “повесить” на третий вбитый в стену гвоздь, когда автор задания или руководитель напоминает о его выполнении, задание “перевешивается” на второй гвоздь, тоже самое происходит в третий раз, и только с четвертого напоминания задание нужно выполнить. Таким образом сотрудник отсеивает важные задачи от второстепенных, а руководитель неистовствует, так как постоянно должен напоминать о себе и своем поручении.

Но время идет вперед и созданы более эффективные приемы корпоративного тайм-менеджмента, которые как раз позволяют лучше организовать работу сотрудников.

1.Автоматизация процессов

Напоминания, расписания встреч, список заданий — все это можно автоматизировать. Для планирования встреч, совещаний, мероприятий можно использовать календарь Outlook, приложения Fantastical, Pick, Timeful и другие.

Также в работу можно внедрить CRM-системы, автоматизирующие работу в клиентской базой. Помимо этого, они позволяют планировать напоминания и звонки клиентам. Многие используют корпоративный портал Битрикс24. Для небольших компаний подходят сервисы-планировщики задач, такие как Asana, Wunderlist, Мегаплан, Basecamp и т.д.

2. Четкая постановка задач.

Цели и задачи должны быть реально выполнимыми, иметь ограничение по времени и результат. Если задача срочная, сотрудник должен быть в курсе, что выполнить ее необходимо в ближайшее время.

3. Научите сотрудников распоряжаться своим временем.

Если в вашей компании не сформирована культура тайм-менеджмента, расскажите сотрудникам, что это такое и как управление временем поможет им в решении ежедневных вопросов и проблем. Для этого можно пригласить бизнес-тренера или сформировать короткий онлайн-курс. Также можно организовать корпоративную библиотеку, в которой будет литература по управлению временем.

4. Создайте стандарты

Введите в компании стандарты по тайм-менеджменту которые могут быть представлены в виде алгоритма взаимодействия с коллегами, примерный режим работы и т.д. Например, совещание не должно длиться более часа, звонки клиентам лучше делать в первой половине дня, встречи — во второй половине, и т.д.

Также не забывайте подавать сотрудникам пример. Отследить работу каждого в отдельности — очень сложно, но демонстрируя как вы справляетесь с потоком писем, встречами и переговорами, вы поможете сотрудникам дисциплинировать себя и работать эффективнее.