Основные принципы тайм-менеджмента

Все методики управления временем построены на основополагающих принципах, дополняя из более совершенными техниками, лайфхаками и инструментами для наиболее эффективного использования. Как мы уже говорили, нет необходимости подробно изучать все разнообразие методик тайм-менеджмента, достаточно изучить основы и найти наиболее удобные инструменты. Четыре основных принципа тайм-менеджмента:

Умение работать с целями

Цель должна быть реальной, конкретной, измеримой и иметь срок реализации. Иначе и целеполагание, и достижение цели становятся весьма затруднительными процессами. Есть несколько техник постановки целей, например принцип Парето, to do list, Матрица Эйзенхауэра. В последнее время наиболее популярной стала техника SMART:

• specific / конкретная
• measurable / измеримая
• agreed / согласованная
• realistic / достижимая
• timed / определенная по времени

Когда один из критериев SMART не является характеристикой поставленной цели, то ее скорее можно назвать пожеланием. Эксперты тайм-менеджмента советуют при целеполагании быть последовательным и сначала заняться реализацией целей на ближайшее время. Например, можно определить 4 главные цели на текущий год и распланировать свое время таким образом, чтобы каждый день или каждую неделю делать шаг в их достижению.

Распределение приоритетов.

Как писал Стивен Кови в своей книге “Семь навыков высокоэффективных людей”: «Важно не сделать вашим приоритетом расписание, а расписать ваши приоритеты». Распределение задач, дел и планов согласно приоритету помогает более менее четко увидеть с каким темпом вы побудите идти к реализации целей. Одной из самых эффективных концепций по распределению времени является “матрица срочности/важности”. Она заключается в на разбивку задач по степени важности и срочности на 4 категории:

1. Важно и срочно. Это такие задачи должны быть выполнены обязательно и как можно скорее, к ним можно отнести важные встречи, срочные задания, горящие дедлайны.
2. Важно и НЕ срочно. Эти дела и проекты лучше всего четко распланировать и не ждать момента, когда они плавно перетекут в дела из первой категории.
3. НЕ важно и срочно. Это могут быть мелкие задачи, которые требуют больше скорости выполнения, нежели сосредоточенную качественную работу: ответы на email, помощь коллеге и т.д.
4. НЕ важно и НЕ срочно. Это ловушки времени — интернет-серфинг, долгие разговоры по телефону, плохо организованные деловые встречи и т.д.

Знание инструментов планирования.

Инструментов планирования настолько много, что перечислить их все не просто. Однако в этом большом разнообразии есть плюс – вы можете выбрать такой инструмент, который станет вашим верным помощником, а не строгим надзирателем или бременем.

• Во-первых, всегда есть записная книжка и календарь, в которых можно делать пометки и короткие записи.
• Во-вторых, под рукой всегда смартфон, а в нем невероятное количество функций: напоминание, записи, расписание, почта, таймер, мессенджеры, таск-мессенджеры и прочее.
• В-третьих, рабочий компьютер. Составить план можно как в excel, так и в любой другой специализированной программе.
• В-четвертых, память и самоконтроль. Если вам проще все держать в голове и вы уверены в своей памяти, нет необходимости тратить время на заполнение календарей и планов.

Наработка привычек.

Выработанные привычки – сигнал того, что тайм-менеджмент освоен. Это могут быть как привычки фиксированного режима дня (время пробуждения, приема пищи, занятий спортом), так и рутинные процедуры (заполнение планнера, проверка почты, фрирайтинг и т.д.). Привычки делаются неосознанно, а это значит, что вам не нужно делать усилие воли для выполнения какого-либо процесса, как результат вы больше успеваете и меньше устаете. О том, как выработать привычки или избавиться о вредных привычек, подробно рассказывает Чарлз Дахигг в книге ”Сила привычки. Почему мы живем и работаем так, а не иначе”.