Как использовать ежедневник для тайм-менеджмента

Испробовав несколько инструментов тайм-менеджмента, вы все еще не можете привыкнуть к постоянному контролю времени. Какими бы полезными и удобными не было мобильные приложения и программы для компьютера, обычный ежедневник не сдает позиции и все еще остается на конкурирующих позициях. О том, как вести ежедневник для эффективного управления временем, читайте ниже.

1. Выберите ежедневник

Найдите отличную записную книжку. Выбор записных книжек огромный: большие / маленькие, мягкий / твердый переплет, с разлиновкой или без нее и т.д. Каждый из подобных ежедневников создан для определенных целей. Если вам нужен ежедневник всегда с собой, лучше выбрать записную книжку небольшого размера с мягкой обложкой — такой ежедневник занимает мало места и немного весит. Если вы часто бываете на совещаниях и встречах и вам часто необходимо делать заметки, лучше подобрать записную книжку формата А5 или даже А4 в твердом переплете с кожаной обложкой и металлическими уголками. Такая записная книжка будет выглядеть эффектно, а за счет хорошего оформления со временем не потеряет презентабельный вид.

Помимо ежедневника выберите ручку и те канцелярские товары, которые вам необходимы для ведения записей. Кому то достаточно только одной ручки, в то время как другие оформляют записи в более структурированном виде, выделяя заголовки и важные пункты текстовыделителем и используя стикеры для одноразовых задач.

2. Распишите свой типичный день.

На первых страницах ежедневника распишите примерный режим дня. Если бы вы были идеальной версией самого себя, что бы делали целый день? Сделав режим дня, вы наглядно увидите, есть ли у вас свободное время или нет. Может быть есть какие-то не самые важные дела, которые отнимают много времени и это можно исправить? Однако помните о том, что людям нужен отдых. Не стоит, например, указывать в расписании на день вечернюю тренировку в фитнес-клубе, если вы понимаете, что к концу дня остаетесь без сил и мечтаете только о сне. Будьте реалистами при первичном анализе вашей ежедневной рутиной и последующих изменениях. Не перегружайте себя.

3. Перечислите свои стремления

После страницы «типичный день» создайте список тех целей, которые вы бы хотели достичь. Это могут быть как вполне конкретные цели, как “заниматься английским языком 30 минут в день и улучшить знание языка за год”, так и цели, которым сложнее дать четкие рамки, например “проводить больше времени с семьей”.

4. Распишите свою типичную неделю

Создайте страницу, на которой будет указано, чем вы занимаетесь в конкретный день недели. Например, в понедельник, среду и пятницу пробежка в 7:30. Во вторник — 18:30 “курсы по маркетингу”, четверг — поход в кино, театр, ресторан и т.д. Помимо занятий можно также расписать план питания, план тренировок, расписание курсов и занятий, режим работы тех магазинов, химчисток, автомоек, чьими услугами вы часто пользуетесь.

5. Время для планирования

Выберите время раз в неделю для организации записей и систематизации дел в вашем ежедневнике. Понедельник — большой день, начало недели, но часто именно этот день самый насыщенный в течение недели, потому подумайте, если смысл нагружать его еще и этим? Откройте чистый разворот, укажите дни недели и планы на каждый из этих дней, дедлайны или напоминания о том, что необходимо сделать в этот день. Данную информацию помимо прочего можно скопировать в цифровой календарь на смартфоне.

6. “Следующая неделя”

Категория «Следующая неделя» — это отличное место для того, чтобы писать вещи, которые вы хотите добавить в список дел в ближайшее время, но вы не сможете добраться до них на этой неделе. Все, что вы хотите достичь в течение недели, можно группировать по заголовкам “Работа”, “Личное время”, “Дом”, “Тренировки”, “Купить” и т.д. Будьте реалистичны в отношении того, что, по вашему мнению, вы можете достичь. Если у вашего друга день рождения, напишите «подарок на день рождения» в раздел “Купить”.

Это также хорошая возможность ознакомиться со списком устремлений и посмотреть, есть ли что-нибудь, что вы можете сделать на этой неделе.

7. План на день

Самое важное, что будет в вашем ежедневнике — это расписанный по часовым отрезкам день. Для начала распишите ваш план типичный день (пункт 2), который будет взят за основу для составления плана на конкретный день.

• Вверху страницы укажите дату.
• Затем разделите день на временные отрезки.
• Заполните рутинные пункты вашего дня: завтрак, обед, ужин, проверка почты, встречи и т.д.
• Заполните оставшиеся отрезки времени теми делами, которые необходимо выполнить. Будьте реалистичны, помните о том, что всегда должна быть погрешность во времени. Лучше добавить к выполнению каждого дела по 10-15 минут, чем понять, что времени не хватает.

8. Подведение итогов

Загляните в свой список в конце дня, посмотрите, что успели сделать, перенесите задачи на следующий день, посмотрите, что вас ожидает завтра.

Есть еще пара нюансов, о которых стоит помнить.

• Записывайте все. Если у вас есть мысль, которая может понадобиться позже, запишите ее в блокнот, чтобы не забыть.
• Используйте систему символов для обозначения срочности задачи.
• Держите записную книжку под рукой. Каждый раз, когда появится новая задача или проект, проверьте по ежедневнику ваши планы и оцените в силах ли вы выполнить это задание?

Это основа того, как можно вести ежедневник для тайм-менеджмента. Также есть специальные ежедневники со специальной разлиновкой предназначенные для людей конкретных профессий, например ежедневники для творческих людей, и ежедневники, разработанные для более эффективного управления временем, например, ежедневник, построенные по методу Стивена Кови. Приобрести их можно в любом книжном магазине или заказать онлайн.