10 эффективных инструментов тайм-менеджмента

Далеко не всем необходимо осваивать целые методики тайм-менеджмента. Для достижения поставленных целей вполне достаточно будет освоить несколько лайфхаков и хитростей. В качестве примера таких лайфхаков приводим 10 эффективных техник управления временем.

1. Не бойтесь говорить “нет”

На каждое ваше согласие участия в проекте, дополнительной работы, помощи, организации чего-либо, от чего-то придется отказаться. Кроме этого научиться говорить “нет” нужно не только коллегам, но и интернет-серфингу. Ну если все же что-то для вас является обязательным, например, выпить утренний кофе с коллегами, то внесите этот пункт в список дел и не рассматривайте его как трату времени.

2. От сложного к простому

Начинайте свой день с решения самых сложных задач, постепенно переходя к более простым. Почему это необходимо? Во-первых, таким образом вы сможете побороть свое нежелание заниматься тяжёлой работой, которое ближе к концу дня все увеличивается.  Во-вторых – это отличная мотивация. Как только вы сделаете это задание, все остальные покажутся невозможно простыми.

3. «Ешьте слона» по частям.

Каждый сталкивался с заданиями невероятных объемов и при первой попытке осознать объемы работы к нам приходит паника. Как это сделать? как успеть? Спокойно проанализируйте задание, определите этапы работы, дедлайн для выполнения каждых из них и приступайте!

4. Делегируйте.

Один из главных принципов тайм-менеджмента — максимально сократить время на выполнение рутинных дел. Если у вас есть подчиненные, часть вас задач может выполнить кто-то из них.

5. Делайте перерывы.

Для этого необходимо освоить технику Pomodoro. Один “помидор” — это 30 минут рабочего времени, из которого 25 минут уходит на работу и 5 минут на отдых. Можно использовать любые отрезки времени, например 45 минут и 15 минут. Суть одна: сосредоточенно работаем, затем отдыхаем. Во время перерывов можно выпить кофе, размяться, отдохнуть, сделать звонок, составить план дел и т.д. Или же продолжить работать и немного увеличить следующий отдых.

6. Принцип Парето или правило 80/20.

«20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата».

Правило применимо и в отношении времени: 20% временных затрат приносят 80% результата, остаток в 80% отвечает за 20% результата. Именно поэтому следует определить наиболее результативные задачи и сконцентрироваться на их решении.

7.  Утренний фрирайтинг.

В течение дня не все можно предугадать, но многое зависит от утреннего настроя. Поэтому советуем, перед началом рабочего дня сосредоточиться на целях и планах на день и ответить на вопросы в письменном виде:

• Что нужно успеть?
• Что может мне помешать?
• Как понять, что день прошел успешно?

Это можно сделать как в обычном блокноте, текстовом документе или медитативном текстовом редакторе Ommwriter. От того, как вы настроитесь на день, зависит, как он пройдет.

8. Фокусные дни.

Распределяйте свою занятость таким образом, чтобы выделить день или два на выполнение стратегически важных дел или работу над сложным заданием. В эти дни не запланированы звонки и встречи, почта проверяется только раз в день, а телефон. в идеале, выключен. Полная концентрация и абсолютное погружение в работу без отвлекающих факторов.

9. Подумайте не только о работе.

Многие забывают, что тайм-менеджмент не ограничивается рамками офиса. Определите соразмерно ли тратится ваше время на карьеру, семью, отдых, обучение и т.д.

10. Хвалите себя.

Поощрение — это дополнительная мотивация и положительные эмоции. Определите для себя вознаграждение за выполнение задания, или если все планы за день будут выполнены и т.д. Это может быть отдых, массаж, вкусное блюдо — то, что принесет вам настоящее удовольствие.

Тайм-менеджмент – это набор инструментов, помогающих эффективно организовать рабочее время и не потратить личное на “ловушки времени”. как только вы освоите эти инструменты, вы сами удивитесь как много возможность появится перед вами.