Исследования удовлетворенности руководителей результатами совещаний, рабочих встреч и стратегических сессий демонстрируют, что часть опрашиваемых считает такие мероприятия малоэффективными, не стоящими даже потраченного на них времени. Сотрудники не демонстрируют креативности мышления, новые подходы к бизнес-процессам не формируются, новые идеи не формулируются.
В то же время топ-менеджмент ведущих мировых корпораций уже несколько десятилетий транслирует тезис о том, что эффективной может быть только командная работа. И даже если при подборе специалистов на ключевые должности вы уделяете особое внимание коммуникативным особенностям кандидата, если по отдельности каждый руководитель подразделения вашей компании является очень компетентным специалистом – это вовсе не значит, что они смогут продуктивно работать в команде.
В чем же дело? Почему в некоторых компаниях до сих пор существует регламент, согласно которому после руководителя на совещании с предварительно согласованными предложениями выступают лишь 2-3 «проверенных» спикера, а остальные участники выполняют привычную и комфортную для них роль статистов, которая заключается в молчаливом одобрении любых решений начальства.
Причины такого положения дел очевидны:
Список можно продолжить. Можно кропотливо работать над устранением каждой из этих причин в отдельности и даже преуспеть. А можно воспользоваться надежным и проверенным помощником в выстраивании рабочей коммуникации – фасилитацией.
Фасилитация не требует значительных временных затрат, какой-либо перестройки бизнес-процессов и прочих глобальных изменений в компании. Фасилитация создает необходимые для командной работы условия, когда все будут услышаны и ни одно высказанное предложение не останется незамеченным. Активно участвуя в дискуссии, каждый ощутит причастность к принятому решению и активно включится в реализацию идей.
Внедрение фасилитационных методов управления изменяет формат работы не только во время совещаний и встреч. Постепенно трансформируется и повседневный стиль взаимодействия между подразделениями в компании, а иногда даже авторитарный руководитель начинает больше доверять подчиненным, делегируя «вниз» не только реализацию, но и принятие некоторых решений.
Чтобы убедиться в эффективности метода, нужно привлечь для проведения, к примеру, стратегической сессии опытного фасилитатора (ведущего) или попытаться при организации рядового совещания или рабочей встречи применить инструментарий самостоятельно.
Фасилитатор сопровождает мероприятие от начала (включая подготовительный этап) и до конца (в том числе формальное подведение итогов), не вступая в дискуссию, не высказывая собственного мнения и не влияя на принятие решений. Он формирует структуру дискуссии и контролирует ее соблюдение; следит за регламентом и поддерживает оптимальный темп обсуждения; пресекает попытки доминирования, решает возможные конфликты; фиксирует все поступившие предложения, включает их в протокол. Одна из задач ведущего – побудить высказаться каждого, признавая и подчеркивая важность его предложений.
Цель фасилитатора – обеспечить успешную и плодотворную групповую коммуникацию, которая позволит принять необходимые решения. Он выбирает подходящий формат и техники групповой работы, которые позволяют в конкретной ситуации достичь запланированных целей. Он создает условия, которые стимулируют творчество, формируют уверенность участников процесса в том, что принятые решения эффективны и приведут компанию к успеху.
Опытный фасилитатор свободно владеет известными техниками, приводящими к нужному результату, например:
«Мозговой штурм» применяется при необходимости быстро найти выход из положения, решить актуальную проблему. Техника заключается в том, чтобы команда за короткое время сгенерировала большое количество разнообразных идей. Основная задача – качественный подбор участников «штурма».
Затем собранные идеи проходят через «сито» последовательных голосований и обсуждений (техника называется «Множественное голосование»). Какие-то идеи отбрасываются, какие-то – объединяются, и так до тех пор, пока не будет выработано единственное решение, принимаемое к реализации.
Другой способ выбора одного решение из многих – «Мета-планирование». Применяется в тех случаях, когда необходимо привлечь каждого участника группы. Все предложения собираются в письменном виде (особенно интересным бывает анонимный вариант), а затем проводят общее обсуждение.
Иногда большего эффекта позволяет достичь работа в мини-командах по 3-4 человека. Все команды обсуждают одно и то же предложение, затем делятся результатами.
В настоящее время существует множество инструментов, техник и технологий групповой работы, но нет жесткой регламентации, позволяющих применять их по шаблону: одна проблема – одна технология. Поэтому огромное значение имеет личность фасилитатора.
Успешный фасилитатор – переговорщик и психолог, свободно владеющий определенными навыками. Он умеет:
Приведём в качестве примеров несколько наиболее часто используемых способов проведения фасилитации.
Технология «Открытое пространство» применяется в ситуации, когда значительное количество участников должно обсудить широкий круг частных вопросов, посвященных определенной теме. Особенность методики состоит в том, что мероприятие начинается без формальной повестки и программы. Собравшимся известны лишь общая тема и/или цель собрания. Предложить свой вопрос может любой из присутствующих. В течение определенного времени он должен его обозначить, зафиксировать в определенном организаторами месте, снабдив нужными с его точки зрения комментариями. Все желающие принять участие в обсуждении одного или даже нескольких вопросов.
Таким образом формируется определенное количество групп, результатом работы которых является некоторое количество решений. Авторы вопросов подводят итоги, фиксируют поступившие предложения и включают их в итоговый документ общего собрания. Эта методика позволяет за несколько часов собрать большое количество информации.
Методика «Форсайт» или «Поиск будущего» нацелена на то, чтобы члены сообщества или производственного коллектива могли договориться о желаемом образе будущего своей компании и наметили наиболее эффективные способы его достижения. Сценарии развития прорабатываются на основе анализа текущей ситуации и проработки тенденций. Иногда форсайт называют корпоративным прогнозированием, но по сути он является корпоративным проектированием будущего. Методика предполагает привлечение к работе внешних экспертов, а также партнеров компании, клиентов и поставщиков.
Методика «Мировое кафе» способствует эффективному обмену идеями, мнениями и опытом по заданной теме. Участники сессии рассаживаются за столиками, как в обычном кафе. Один из них – «хозяин» столика (модератор) – обозначает тему, ведет обсуждение и фиксирует результаты. Затем происходит переход, то есть «гости» меняют столик, а «хозяин» остается и проводит ту же самую работу с новой группой, уделяя часть времени рассказу о результатах предыдущего обсуждения. В заключительной части сессии проходит общая дискуссия, во время которой презентуются и обсуждаются наиболее удачные из высказанных предложений.
Методика «Признательное исследование» (вариант перевода англоязычного названия – «исследование для правильного понимания ценностей») помогает смоделировать будущее на основе существующих достижений. Методикаописана в большом количестве источников, существует жесткая (основанная на четырех «D») структура обсуждения. Сначала фиксируются успехи компании, которые хотелось бы развивать. Определяется база для движения в заданном направлении, проектируется реалистичный образ будущего, определяются ресурсы для достижения результата.
Фасилитацию иногда называют «техникой управления коллективным разумом». А поскольку это всего лишь техника, то считается, что, вооружившись необходимым инструментарием, почти каждый может научиться фасилитировать встречи. Тем более, что роль фасилитатора не предполагает экспертного статуса. Он отвечает в первую очередь за организацию процесса обсуждения, добивается того, чтобы грамотно выстроенная дискуссия привела к запланированному результату.
Если вы решились выступить в роли фасилитатора конкретного собрания или встречи, попробуйте обдумать, насколько вы включены в данную тематику? Сможете ли вы быть объективными? Уверены ли вы в том, что сможете поощрить участие в обсуждении каждого члена группы? Обладаете ли вы навыками формирования открытости и доверия? А навыками урегулирования конфликтов? Владеете ли техниками ответа на комментарий и вопрос, ответа на который не знаете? Сумеете ли выбрать и выдержать нужный тон, если почувствуете негатив со стороны команды? Честные ответы на эти вопросы помогут вам успешно выступить в роли фасилитатора, справиться со возможными вызовами и даже превратить их в успех.
Приведем несколько наиболее распространенных фасилитационных техник, которые используются при проведении встреч:
Фасилитатор – это в первую очередь помощник. Нейтральный, доброжелательный, квалифицированный и информированный специалист, способный обеспечить успешную групповую коммуникацию.
Независимость привлекаемого для проведения сессий стратегического планирования фасилитатора от внутрикорпоративных интересов крайне важна. Она позволяет снизить влияние внутренних проблем и взаимоотношений в коллективе на ход дискуссии, избежать низведения поиска решений стратегического уровня до обсуждения операционных задач.
Не являясь сотрудником компании, профессиональный фасилитатор не будет вольно или невольно подводить группу к решению, наиболее удачному с его точки зрения. Для него гораздо важнее, чтобы участники стратсессии выбрали тот вектор развития, который кажется перспективным именно им, и которому они готовы следовать в дальнейшем.
Кроме того, привлеченный специалист, используя опыт фасилитации стратегических сессий в других компаниях, может предложить свежую перспективу, новый взгляд на привычные задачи.
Основным критерием выбора профессионального фасилитатора является наличие успешного опыта проведения сессий для компаний вашего уровня.
Будем отправлять лучшие материалы по маркетингу из блога и базы знаний.
Рассылка приходит один раз в месяц.
Написать комментарий: