Техника pomodoro: рабочий инструмент управления временем

Pomodoro — одна из ключевых техник в тайм-менеджменте, так как позволяет работать эффективно, но при этом не перегружать себя. При этом это одна из самых простых техник повышения личной эффективности. Помимо этого ее безусловный плюс — концентрация на одном деле, а не решении нескольких задач сразу. Разбираемся, откуда появилась эта техника и как ее использовать.

С чего все началось?

1980-е, итальянский студент Франческо Чирилло понимает, что, несмотря на выполнение домашних заданий, к сессии он оказывается не готов, постоянно отвлекается и не может концентрироваться на учебе. Он решает поставить эксперимент: сможет ли он заниматься учебой в течение 10 минут, не отвлекаясь? В качестве контроля он использует обычный кухонный таймер в виде помидора. Именно в честь этого таймера техника и получила свое название. Засекая время на таймере и непрерывно занимаясь в течение небольших отрезков времени, Чирилло успешно справился со всеми стоящими перед ним задачами.

Как работает техника Pomodoro

Рабочий / учебный процесс делится на отрезки времени, условно названных помидорами. Одна “помидорка” длится 30 минут: 25 минут работы и 5 минут отдыха. “Съесть помидорку” — означает успешно закончить 30-минутный отрезок. В течение работы лучше избавиться от всего, что отвлекает: смс, личные звонки, соцсети и т.д. Для этого и придуманы короткие перерывы. После 4 “помидорок” необходимо сделать большой перерыв в 20-30 минут. Такие временные периоды указываются в оригинальной теории, но можно устанавливать временные отрезки по своему желанию.

Частые перерывы позволяют отрываться от работы, отдыхать от компьютера и оставаться сосредоточенным. Как утверждают многие приверженцы техники, первое, что нужно сделать — это работать с помидоро первые 7-20 дней. Когда работа в таком режиме войдет в привычку, вы сразу же заметите прогресс в делах. Многие отмечают, что ускорение в работе заметно уже через несколько дней после начала использования помидоро в работе или учебе.

Если у вас большой список дел, используя технику Помидор и заставляя себя придерживаться строгого контроля времени, вы сможете быстрее завершать работу над проектом. Наблюдение за таймером мотивирует вас быстрее завершить текущее задание и распределить задачу над двумя-тремя помидорками. Постоянное планирование своей занятости заставляет вас ответственно относится к тому, на что уходит ваше время и не откладывать решение рабочих задач на последний момент.

На основе этой техники был разработан онлайн-таймер «Помидор», который доступен на сайте.

Как работать с таймером?

1. Выберите задачу, которую нужно выполнить, и напишите ее название в инструменте для заметок.

2. Запустите таймер на 25 минут.

3. Работайте над задачей пока таймер не закончит отсчет времени, затем сделайте пометку, выполнена или не выполнена задача.

4. Сделайте небольшой перерыв — 5 минут.

5. Каждые четыре помидорки делайте длинный перерыв — 20 минут.

6. Изменить параметры таймера можно в Настройках, нажав на шестеренку.

Если вам пришлось отвлечься пока идет отсчет рабочего времени, даже если это звонок по работе, беседа с коллегой или ответ на электронное письмо, таймер необходимо поставить на паузу. Когда вы снова сможете приступить к работе над задачей, таймер запускается с того времени, на котором была поставлена пауза. Можно также отложить решение этих вопросов, пока помодоро не будет завершено. Если вы можете это сделать, придерживайтесь стратегии «информировать, вести переговоры и перезванивать»:

1. Сообщите другой (отвлекающей) стороне, что вы сейчас работаете над чем-то.
2. Обсудите время, когда вы сможете обсудить возникший вопрос.
3. Сразу же внесите эту встречу в личное расписание.
4. Перезвоните другому участнику, когда ваш помодоро завершен, и сообщите, что вы готовы обсудить проблему.

Конечно, не со всеми возникающими вопросами и проблемами можно поступить подобным образом. Однако, сказав коллеге: “Я сейчас занят, может это подождать 15 минут?” — вы контролируете свое рабочее время на нагрузку.

4 правила Помидора

В любой технике существуют правила, которые необходимо соблюдать несмотря ни на что, техники тайм-менеджмента — не исключение. Используйте следующие 4 правила каждый день и техника помодоро станет вашим лучшим помощником на пути к эффективной работе.

Правило №1: Перерывы обязательны

Когда звонит таймер, прекратите работу, встаньте и сделайте перерыв. Отвлекитесь от работы, пройдитесь, приготовьте себе чай или кофе. И не занимайтесь умственной работой.

Правило №2: Чем сложнее задача, тем дольше помидорки

Бывают такие задачи, для работы над которыми нужно приложить больше усилий и сосредоточенности. В таком случае 25 минут могут показать очень короткими, а звонок таймера будет сбивать с рабочего настроя.  Если вы понимаете, что за 25-минутный блок, вы не выполните это задание и разбить его на несколько помидорок  не получится, увеличьте время одной помидорки. Или наоборот, вам предстоит решить ряд мелких задач (ответ на электронные письма, звонок клиенту, консультация с коллегой) — для таких задач можно уменьшить время одной помидорки, например до 15 минут.

Таким образом, вы можете беспрерывно работать 50 минут и потом сделать перерыв 10 минут.

Правило №3: Частичные помидорки не считаются

Мы уже говорили об этом правиле ранее. Если вас отвлекают от работы (даже по рабочему вопросу), остановите таймер, решите проблему, затем снова включите таймер и продолжайте работать.

Правило № 4: Ведение списка дел

Многие пренебрегают этим пунктом, хотя он настолько же важен в технике Помидор, как и наличие таймера для отсчета времени. Ведение списка дел и задач поможет рационально распределять нагрузку, видеть полный объем работы и не забыть ни о каком, даже самом мелком, поручении. К тому же в конце дня список дел со всеми отмеченными выполненными делами воодушевляет и мотивирует на еще более усердную работу, а следовательно и на достижение высоких результатов.