Многочисленные исследования ученых и сотни книг по личной эффективности утверждают, что любая привычка станет частью вашей жизни всего за 21 день. Но тайм-менеджмент назвать привычкой сложно. Это подход к организации работы и личного времени. Как понять, что пора начать использовать тайм-менеджмент и как поэтапно его внедрить в работу, рассказываем далее.
Почему вечно не хватает времени?
Когда человек осознает, что ему катастрофически не хватает времени, проблема не всегда кроется в большом количестве проектов и повышенном чувстве ответственности. Каждый бывал в таком положении, но не у каждого есть смелость признаться себе, что проблемы могут заключаться в нем самом. Рассмотрим основные причины, из-за которых упускается ценное время.
1. Нет чувства времени.
Регулярные опоздания на 5-15 минут, закрытие задач в последнюю минуту и выполнение заданий в один присест перед дедлайном - все это свидетельствует о неверном понимании наличия/отсутствия времени и проблемах с самодисциплиной.
2. Отсутствие приоритетных задач.
При отсутствие приоритетных задач, распределить порядок действий сложно, но можно. Но сначала все же стоит обдумать систему приоритетов снова, возможно вы упустили какой-то момент. Если же действительно приоритетных задач нет, всегда можно действовать по принципу “съесть лягушку” - заняться тем неприятным делом, которое давно откладывалось на потом.
3. Неверно расставленные приоритеты.
Если вы стремитесь решить все проблемы моментально, а желаемые цели достичь как можно скорее, вы перезагружаете себя.
4. Чрезмерная уверенность в собственных силах.
Для многих руководителей и менеджер делегация дел - это признак слабости и неспособности справиться со всеми делами самостоятельно. В результате вместо эффективной работы получаем стресс, усталость, раздражительность. В то время как на самом деле, делегирование - это не только рациональный подход к делам и распределение собственных ресурсов, но и демонстрация вашей уверенности в собственных сотрудниках и коллегах.
5. Некорректно поставленные задачи.
Нет ничего более обидного и уж точно непредвиденного, как отказ руководства утвердить вашу работу и продление дедлайна. Что приводит к переделыванию уже сделанного и затрате дополнительного времени на проект. Такое происходит, когда видение руководства отличается от видения сотрудника, а причина этого - нечетко поставленные задачи. Если же вы - руководитель, убедитесь, что вы и ваш сотрудник правильно понимаете друг друга.
6. Неумение или отказ работать с инструментами оптимизации работы.
В таком случае необходимо изучить инструменты тайм-менеджмента и выбрать подходящие вам.
7. “Ловушки времени”.
К “ловушкам времени” относится все, что съедает время: соцсети, разговоры, ненужные совещания, частные звонки и т.д. От соцсетей в течение рабочего дня лучше отказаться. Для телефонных звонков, почты, ответов на вопросы - выделить время, а совещания по возможности сократить.
Когда выявлена реальная причина потери времени, решить ее гораздо проще, чем пытаться “вслепую” использовать методики тайм-менеджмента. Те способы экономии времени, о которых мы расскажем далее, необходимо внедрять в работу постепенно, совершенствуя качество своей жизни и повышая эффективность работы.
Руководство по планированию времени
Список задач
В плане должны быть указаны все задачи, которые необходимо выполнить сегодня, если известны задачи на завтра, их тоже лучше прописать. Задачи следует распределить по приоритету в порядке убывания от самой важной к наименее важной. Список задач необходимо просматривать и корректировать каждый день: удалять выполненные, указывать дедлайны, вносить новые. Помимо ежедневных задач, должны быть прописаны цели на неделю, месяц, полгода. Редактирование списка задач займет 10-15 минут в день.
Оцените, сколько времени уйдет на выполнение задачи
План должен быть реалистичен, а цели достижимы. Иначе получится борьба с ветряными мельницами. Если вы не знаете сколько времени у вас уходит на выполнение задач, понаблюдайте за собой в течение недели и подробно записывайте: сколько уходит на ответы на звонки, сколько на ответы на письма, работу, совещания, обед и т.д. Затем добавляйте в плане к этому времени еще 10-15% на случай непредвиденных обстоятельств.
Резерв времени
При составлении плана необходимо охватывать не более 60% рабочего времени. Остальное время становится резервом для дел, не запланированных изначально, но регулярно возникающих в работе. Если рабочие задачи в составленной таблице превышают 60% рабочего времени, можно предпринять следующее:
- отказаться от одного из пунктов либо перенести его на следующий день;
- расставить приоритеты и в зависимости от них делегировать задачи;
- снижение расходов времени по каждому пункту в плане.
Установка приоритетов и делегирование
Приоритеты можно установить, используя Матрицу Эйзенхауэра, в которой все задачи делятся на 4 группы:
А – Срочное и важное дело. Выполнить самостоятельно и как можно скорее.
В – Не срочное, но важнее дело. Выполнить позже.
С – Срочное, но не важное дело. Можно делегировать.
D – Не срочное и не важное дело. Перенести или убрать совсем.
Контроль
Контроль необходим не только для того, чтобы не выбиться из темпа, но и чтобы вы могли увидеть эффективность своей работы. Если она не настолько высока, как хотелось бы, это сигнал, что: либо вы что-то делаете не так, либо есть какой-то внешний фактор, не позволяющий продвинуться вперед. Для контроля времени и своей работы можно использовать мобильные приложения и программы для ПК, созданные специально по методикам тайм-менеджмента.
Комментарии